Mengapa ROI Managed Print Services Penting?
Banyak perusahaan mulai menggunakan Managed Print Services (MPS) untuk mengurangi biaya operasional dan meningkatkan efisiensi kerja. Namun, sebelum memutuskan menggunakan layanan ini, perusahaan tentu perlu mengetahui apakah investasi tersebut benar-benar memberikan keuntungan.
Di sinilah pentingnya menghitung Return on Investment (ROI) dari Managed Print Services. Perhitungan ROI membantu perusahaan memahami seberapa besar penghematan dan manfaat yang diperoleh dibandingkan biaya yang dikeluarkan untuk layanan tersebut.
Dengan mengetahui ROI secara jelas, perusahaan dapat mengambil keputusan bisnis yang lebih tepat dan terukur.
Pahami Seluruh Biaya Printing Saat Ini
Langkah pertama dalam menghitung ROI Managed Print Services adalah mengetahui total biaya printing perusahaan saat ini. Banyak bisnis hanya menghitung biaya pembelian tinta atau toner, padahal pengeluaran printing jauh lebih luas dari itu.
Beberapa komponen biaya yang perlu dihitung meliputi:
- Pembelian printer
- Tinta atau toner
- Kertas
- Listrik
- Maintenance dan servis
- Penggantian sparepart
- Downtime akibat printer rusak
- Waktu kerja karyawan yang terbuang karena masalah printer
Dengan mengetahui total biaya operasional printing secara detail, perusahaan dapat memiliki gambaran yang lebih akurat mengenai potensi penghematan melalui Managed Print Services.
Bandingkan dengan Biaya Managed Print Services
Setelah mengetahui total biaya printing saat ini, langkah berikutnya adalah membandingkannya dengan biaya layanan Managed Print Services.
Biasanya, layanan MPS menawarkan sistem pembayaran yang lebih stabil dan mudah diprediksi. Biaya maintenance, monitoring printer, penggantian toner, hingga support teknis sudah termasuk dalam paket layanan.
Hal ini membuat perusahaan tidak perlu lagi mengeluarkan biaya mendadak akibat kerusakan printer atau pembelian consumable yang tidak terkontrol.
Hitung Penghematan Operasional
Salah satu manfaat terbesar Managed Print Services adalah pengurangan biaya operasional secara signifikan. Penghematan biasanya berasal dari:
- Pengurangan penggunaan tinta dan kertas
- Minimnya downtime printer
- Efisiensi jumlah perangkat
- Pengurangan biaya servis mendadak
- Produktivitas kerja yang meningkat
Misalnya, jika sebelumnya perusahaan menghabiskan Rp10 juta per bulan untuk operasional printing dan setelah menggunakan MPS turun menjadi Rp7 juta per bulan, maka ada penghematan Rp3 juta setiap bulan.
Data inilah yang menjadi dasar utama dalam perhitungan ROI.
Gunakan Rumus ROI Sederhana
Perhitungan ROI Managed Print Services dapat dilakukan menggunakan rumus sederhana berikut:
ROI = \frac{Keuntungan – Investasi}{Investasi} \times 100%
Sebagai contoh:
- Total penghematan tahunan: Rp36 juta
- Biaya layanan MPS per tahun: Rp24 juta
Maka:
ROI = \frac{36 – 24}{24} \times 100% = 50%
Artinya, investasi Managed Print Services memberikan keuntungan sebesar 50% dari nilai investasi yang dikeluarkan.
Perhatikan Manfaat Non Finansial
Selain penghematan biaya, ROI Managed Print Services juga dapat dilihat dari manfaat non finansial. Misalnya:
- Produktivitas karyawan meningkat
- Gangguan kerja akibat printer rusak berkurang
- Pengelolaan dokumen lebih rapi
- Beban kerja tim IT menjadi lebih ringan
Walaupun sulit diukur secara angka, manfaat ini sangat berpengaruh terhadap efisiensi operasional perusahaan secara keseluruhan.
Kesimpulan
Menghitung ROI Managed Print Services merupakan langkah penting sebelum perusahaan berinvestasi dalam layanan printing modern. Dengan memahami biaya printing saat ini, menghitung potensi penghematan, dan mengevaluasi manfaat operasional, perusahaan dapat mengetahui seberapa besar nilai yang diperoleh dari layanan MPS.
Managed Print Services bukan hanya membantu mengurangi biaya cetak, tetapi juga meningkatkan efisiensi kerja dan mendukung produktivitas bisnis dalam jangka panjang.
